เพิ่มประสิทธิภาพการใช้ Microsoft Office (ตอนที่ 1 การพิมพ์จดหมายเวียนด้วยโปรแกรม Microsoft Word)
บ่อยครั้งเราต้องเชิญคณะกรรมการหลายๆ คนเข้าร่วมประชุมในโอกาสต่างๆ สิ่งหนึ่งที่จะขาดไม่ได้ก็คือ “การแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษร” หรือนิยมเรียกกันว่า “หนังสือเวียน” อาจเรียกว่า “บันทึกข้อความเวียน” “จดหมายเวียน” “เอกสารเวียน” แตกต่างกันไป ส่วนในบทความนี้ขอเรียกกลางๆ ว่า “จดหมายเวียน” หลังจากเลขานุการร่าง และจัดพิมพ์เอกสารเชิญประชุมเรียบร้อยแล้ว เท่าที่ทราบได้มีการปฏิบัติ ดังนี้ วิธีที่ 1 พิมพ์ด้วยเวิร์ด ตรงคำว่า เรียน เว้นว่างชื่อไว้ พิมพ์เอกสารออกมา 1 ฉบับ นำไปให้ประธานหรือหัวหน้าลงนามในเอกสารต้นฉบับ ถ่ายสำเนามีจำนวนเท่ากับคนที่จะเชิญประชุม แล้วเขียนหรือพิมพ์ดีดชื่อชื่อจนครบทุกคน ความสวยงามเป็นระเบียบแตกต่างกันออกไปตามคุณภาพของลายมือ เครื่องถ่ายเอกสาร และเอกพิมพ์ดีด วิธีที่ 2 เริ่มต้นเหมือนวิธีแรก แต่เลขานุการมีเวลามากหน่อย พิมพ์ชื่อทีละคนแล้วสั่งพิมพ์ที่ละชุด ได้เอกสารสวยงามเป็นระเบียบ ทั้งสองวิธีพบอยู่บ่อยๆ แต่ไม่สะดวกถ้ามีผู้เชิญประชุมหลายคนและมีการประชุมเป็นประจำตลอดทั้งปี ปีแล้วปีเล่าก็ยังไม่เสร็จสิ้นภารกิจสำคัญ ประกอบกับเลขานุการมีงานประจำล้นมืออยู่แล้ว ย่อมเกิดปัญหาแน่ๆ บทความนี้มีทางออกช่วยเหลือเลขาฯ ให้ทำงานสะดวกและรวดเร็วโดยการใช้โปรแกรมเวิร์ดพิมพ์จดหมายเวียนเชิญคณะกรรมการประชุม เชิญติดตามต่อไปครับ ขั้นตอนที่ 1 เตรียมรายชื่อคณะกรรมการทั้งหมดด้วยโปรแกรมเอ็กเซล พิมพ์คำว่า รายชื่อให้เป็นส่วนหัวของตาราง พิมพ์รายชื่อในบรรทัดที่สองลงมาจนครบทุกคน บันทึกไฟล์ ตั้งชื่อไฟล์ว่า […]