บ่อยครั้งเราต้องเชิญคณะกรรมการหลายๆ คนเข้าร่วมประชุมในโอกาสต่างๆ สิ่งหนึ่งที่จะขาดไม่ได้ก็คือ “การแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษร” หรือนิยมเรียกกันว่า “หนังสือเวียน” อาจเรียกว่า “บันทึกข้อความเวียน” “จดหมายเวียน” “เอกสารเวียน” แตกต่างกันไป ส่วนในบทความนี้ขอเรียกกลางๆ ว่า “จดหมายเวียน”
หลังจากเลขานุการร่าง และจัดพิมพ์เอกสารเชิญประชุมเรียบร้อยแล้ว เท่าที่ทราบได้มีการปฏิบัติ ดังนี้
วิธีที่ 1 พิมพ์ด้วยเวิร์ด ตรงคำว่า เรียน เว้นว่างชื่อไว้ พิมพ์เอกสารออกมา 1 ฉบับ นำไปให้ประธานหรือหัวหน้าลงนามในเอกสารต้นฉบับ ถ่ายสำเนามีจำนวนเท่ากับคนที่จะเชิญประชุม แล้วเขียนหรือพิมพ์ดีดชื่อชื่อจนครบทุกคน ความสวยงามเป็นระเบียบแตกต่างกันออกไปตามคุณภาพของลายมือ เครื่องถ่ายเอกสาร และเอกพิมพ์ดีด
วิธีที่ 2 เริ่มต้นเหมือนวิธีแรก แต่เลขานุการมีเวลามากหน่อย พิมพ์ชื่อทีละคนแล้วสั่งพิมพ์ที่ละชุด ได้เอกสารสวยงามเป็นระเบียบ
ทั้งสองวิธีพบอยู่บ่อยๆ แต่ไม่สะดวกถ้ามีผู้เชิญประชุมหลายคนและมีการประชุมเป็นประจำตลอดทั้งปี ปีแล้วปีเล่าก็ยังไม่เสร็จสิ้นภารกิจสำคัญ ประกอบกับเลขานุการมีงานประจำล้นมืออยู่แล้ว ย่อมเกิดปัญหาแน่ๆ บทความนี้มีทางออกช่วยเหลือเลขาฯ ให้ทำงานสะดวกและรวดเร็วโดยการใช้โปรแกรมเวิร์ดพิมพ์จดหมายเวียนเชิญคณะกรรมการประชุม เชิญติดตามต่อไปครับ
ขั้นตอนที่ 1
เตรียมรายชื่อคณะกรรมการทั้งหมดด้วยโปรแกรมเอ็กเซล พิมพ์คำว่า รายชื่อให้เป็นส่วนหัวของตาราง พิมพ์รายชื่อในบรรทัดที่สองลงมาจนครบทุกคน บันทึกไฟล์ ตั้งชื่อไฟล์ว่า รายชื่อ.xlsx
ขั้นตอนที่ 2
เตรียมจดหมายที่ต้องการจะเวียนด้วยโปรแกรมเวิร์ด(จากตัวอย่างใช้เวอร์ชั่น 2010)
ตรงบรรทัด เรียน พิมพ์คำนำหน้าชื่อว่า “คุณ” โดยที่จะเป็นคำนำหน้าชื่อของคณะกรรมการทุกคน แต่ถ้าไม่ต้องการใช้คำว่า “คุณ” เพราะว่าคำนำหน้าชื่อของคณะกรรมการมีหลายอย่างให้พิมพ์ “เรียน” และแก้ไขรายชื่อในขั้นที่ 1 ด้วยการเพิ่มคำนำหน้าชื่อลงไป เช่น พ.ต.ท. อาทิตย์ พักอยู่บ้าน คุณจันทร์ ขยันยิ่ง ผศ.ดร. อังคาร เบิกบานใจ เป็นต้น เสร็จแล้วบันทึก และตั้งชื่อไฟล์เป็น จดหมายเวียน.doc
ขั้นตอนที่ 3
3.1 วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งต่อจากคำว่า “คุณ”
3.2 เปิดเมนูคำสั่ง การส่งจดหมาย (Mailing) → เริ่มจดหมายเวียน (Start Mail Merge) →
ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนที่ละขึ้นตอน (Step by Step Mail Merge Wizard)
3.3 ด้านขวาบนให้เลือก จดหมาย (Letters) และด้านขวาล่างแสดงขั้นตอน (Step) การทำทั้งหมด 6 ขั้นตอน กด ถัดไป (Next) ขั้นตอน 2/6
3.4 เลือก ใช้เอกสารปัจจุบัน (Use the current document) เป็นเอกสารจดหมายเวียนที่พิมพ์ไว้แล้วในขั้นตอนที่ 2 กด ถัดไป (Next) ขั้นตอน 3/6
3.5 เลือกไฟล์รายชื่อที่สร้างไว้ในขั้นตอนที่ 1 กด เรียกดู (Browse)
3.6 เลือกเปิดไฟล์ รายชื่อ.xlsx
ด้านขวาบนจะแสดงชื่อไฟล์รายชื่อและชีตที่เลือก (Sheet1) กด ถัดไป (Next) ขั้นตอน 4/6
3.7 แทรก (Insert) ฟีลด์ หรือคอลัมน์ที่เป็นรายชื่อลงในจดหมายเวียน
หลังจากแทรกฟีลด์แล้วที่หน้าจดหมายเวียนในตำแหน่งวางเคอร์เซอร์ (หลังคำว่า “คุณ”) จะแสดง <<รายชื่อ >> แสดงว่าตำแหน่งนี้ได้เชื่อมกับฟีลด์รายชื่อเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม ยกเลิก (Cancel) (แสดงหลังจากที่เคยเลือกฟีลด์) หรือ ปุ่ม ปิด (Close) (แสดงถ้าเลือกฟีลด์ครั้งแรก)
3.8 กด ถัดไป (Next) ขั้นตอน 5/6 จะแสดงรายชื่อในหน้าจดหมายเวียนแบบอัตโนมัติ สามารถตรวจสอบรายชื่อด้วย > หรือ < ต่อไปกด ถัดไป (Next) ขั้นตอน 6/6
ขั้นตอนที่ 4
สั่งพิมพ์โดยเลือกว่าจะพิมพ์ออกกระดาษ หรือพิมพ์เป็นไฟล์ PDF
สรุป
เราสามารถพิมพ์จดหมายเวียนด้วยโปแกรมไมโครซอฟท์เวิร์ดโดยดึงรายชื่อหลายๆ คนจากตารางไมโครซอฟท์เอ็กเซล์ได้อย่างง่าย รวดเร็ว และสวยงาม รวมทั้งเป็นแนวทางในการช่วยแบ่งเบาภาระเลขานุการที่จะต้องส่งหนังสือเวียนแจ้งเชิญประชุม หรือข่าวสารต่างๆ